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お申し込み

受付日時
ご使用日の1年前より受け付けを行います。全施設をご利用いただく場合や国際的な会議など、一定の要件に該当する場合は1年以上前よりお受けすることができます。詳しくはお問い合わせください。
受付時間は午前9時から午後5時までです。
※12月29日〜1月3日は休館日です。
お申し込み方法
所定の申請書(申し込み書)にてお申し込みください。
使用時間区分
区分 午前 午後 夜間 午前・午後 午後・夜間 1日
時間 9:00〜
12:00
13:00〜
16:00
17:00〜
21:00
9:00〜
16:00
13:00〜
21:00
9:00〜
21:00
※使用時間は開錠(鍵の貸出し)から施錠(鍵の返却)までとなります。これには準備・撤去に要する時間も含まれますので、時間内にすべてを終了できるよう計画してください。
使用許可と利用料金の納入
申請から使用許可
申請内容等を審査した後、使用許可の通知をいたします。
許可まで1週間程度の時間がかかる場合もあります。
利用料金の納入
施設利用料金は、使用許可の際に全額納入していただきます。
附属設備利用料金については、ご使用当日までに全額納入してください。
※料金は、現金または指定金融機関口座への振込みで納入してください。
詳しくはお問い合わせください。
使用許可書
施設利用料金納入の際、交付いたします。
※使用許可書はご使用当日必要となりますので、施設のご使用が終了するまで大切に保管してください。
関係官庁等への届出
使用を許可された場合は、関係機関への必要な手続きをしてください。
広島中央警察署 広島市中区基町9−48
TEL:082−224−0110
警備・防犯について
(社)日本音楽著作権協会
中国支部
広島市中区胡町4−21−11F
TEL:082−249−6362
音楽著作権使用について
事前打ち合わせ
ご使用日の14日前までにご手配ください。
使用機器の操作 音響、照明機器、その他の備品の操作・設営については、すべて主催者様でお願いいたします。必ず事前に専門技師および業者に依頼(手配)してください。
ピアノの調律 ピアノを使用する場合は、主催者様において必ず調律を行ってください。事前に専門技師および業者に依頼(手配)してください。
必要書類 必要に応じて、舞台、音響、照明の仕込図をご提出ください。
ご使用当日の進行表またはプログラムなどを必ずご提出ください。
火気の使用について

フェニックスホール(大ホール)で火気等を使用しようとする場合は、下記の書類を当会議場までご提出ください。
消防署への届出は、当会議場で行います。

火気等使用承認申請書
主催者側自衛消防組織
③使用場所の詳細図
④火気(物品)の姿図または取り扱い説明書の写し 
Dその他、申請に必要な資料

※フェニックスホール(大ホール)では、広島市火災予防条例により、火気(裸火やスモークマシンなど)および危険物の使用または持ち込みは禁止されています。
ただし、所轄消防署長の承認(使用制限の解除)を得れば、それらの使用および持ち込みが可能となります。
その他の打ち合わせ内容 使用スケジュール(仕込み、リハーサルなど)
使用設備および附属設備について
入場の方法、整理について
当日券の有無について
物品販売・配布物・展示等について
使用の取消
使用取消の申し出
所定の申出書にてお申し出ください。
利用料金の返還
使用日の2か月前になるまで・・・・・・全額返還いたします。
使用日の1か月前になるまで・・・・・・半額返還いたします。
※使用取消を申し出た日によって、返還される金額が異なりますのでご注意ください。

ご使用当日
使用許可書の携帯 主催者の方は必ず「使用許可書」を携帯してください。
物品の搬入・搬出 使用時間内に搬入・搬出できるように計画し、当会議場職員の指示にしたがってください。
搬入経路
出演者の出入り ホールご利用の方は通用口をご使用ください。
(事前にご相談ください)
控室・楽屋の管理 出演関係者のチェックは必ず主催者様で行ってください。
控室・楽屋を無人にする場合は必ず施錠してください。
定員の厳守 消防法上、入場者の定員は厳守してください。定員を超過した場合は使用を認められませんのでご注意ください。
※立見席はございません。
入場者の整理 入場者の整理については主催者様の責任で行ってください。
入場方法等整理計画をたて、事前に打ち合わせをしてください。
プログラムの提出 当日配布(販売)されるプログラムはご使用前までに1部ご提出ください。
物品の配布、販売、展示 事前に当会議場1階事務室にご相談ください。
禁止事項 ステージおよび客席での喫煙や飲食、または火気・危険物等の持ち込みはお断りいたします。
ご使用後
原状回復 催物がすべて終了しましたら、必ず元の状態に戻してください。
職員の指示にしたがってテーブル・椅子等を元の位置に戻し整理整頓をしてください。
特に火気・電気のスイッチ等には十分注意してください。
精算 時間延長、附属設備の追加等で精算の必要な場合は、当会議場1階事務室にて現金でご精算してください。 
鍵の返却 各部屋の鍵は、主催者様が使用許可時間内に必ず当会議場1階事務室にご返却ください。
その他の注意事項 使用後は控室、楽屋などからすみやかに退出してください。
忘れ物、落し物などにご注意ください。
使用後、楽屋などでサイン会をすることはお断りします。
使用に際して発生したゴミの処分については、当会議場1階事務室にご相談ください。
ホール内外の壁、柱、ドア、ガラス面に貼り紙をしたり釘類を打たないでください。
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